ウェビナー業務改善案
提出用資料
既存スプシの業務分解をベースに、ウェビナー業務をより実装しやすくするための改善案を整理した資料です。案件マスター、条件分岐WBS、ツール別作成物、完了条件、ガントチャート例を中心に構成しています。
既存スプシの業務分解をベースに、ウェビナー業務をより実装しやすくするための改善案を整理した資料です。案件マスター、条件分岐WBS、ツール別作成物、完了条件、ガントチャート例を中心に構成しています。
今回の整理は、既存スプシを否定して作り直すのではなく、既存の業務分解を活かしながら「実務で回る形」に補強する提案です。
何度か追加修正した内容を、提出用に見える順番へ整理しています。
| シート | 役割・変更内容 |
|---|---|
| 00_提出用サマリー | 全体像を短時間で確認するための要約。 |
| 01_元スプシベース差分提案 | 元スプシのWBSを壊さず、右側に改善提案列を追加。 |
| 02_変更点一覧 | 追加・修正・廃止・条件分岐だけを抜き出し、変更点を一覧化。 |
| 03_条件分岐マトリクス | 社内講師・外部講師・重要回・再演で、必要工程を分岐。 |
| 04_30日ロードマップ | 導入順を4週間に分けて提示。 |
| 05_案件マスター設計 | 1ウェビナーを1案件として管理する台帳の考え方を追加。 |
| 06_ツール別作成物リスト | どのツールで何を作るかを実装単位で整理。 |
| 08_BeforeAfter比較 | 何がどう変わるかを比較表で可視化。 |
| 09_完了条件一覧 | 各タスクの完了条件を定義し、WBSを実務に落とす。 |
| 10_最小実装版と理想版 | 最小構成から理想版まで段階導入できる形に整理。 |
| 11_ガントチャート例 | 開始日・期限・進捗率・右側カレンダーを連動させた工程表。 |
主な変更点は、タスクの追加・修正そのものよりも「完了条件」「条件分岐」「自動化候補」「Claude Code Subagent活用」「次アクション」まで見えるようにした点です。
| 該当箇所 | 変更区分 | どう変えたか | 理由 | 優先度 | 次アクション |
|---|---|---|---|---|---|
| [人+AI] 企画案出し | 追加修正 | 企画案出し単体ではなく、過去アンケート・会員属性・過去ウェビナー結果を参照する「企画入力→企画案→KPI仮置き」の流れに変更。 | 企画の属人性を下げ、会員ニーズと過去実績に基づく企画にするため。 | 高 | 企画入力テンプレを先に作成する。 |
| [人] 登壇打診 | 修正 | 登壇打診は完全自動化ではなく「AI下書き→人間承認→送信」に留める。送信先・文面・条件を記録する。 | 外部講師との関係性や温度感があり、自動送信はリスクが高いため。 | 中 | まずは文面テンプレと承認フローを作る。 |
| [人+AI] MTG準備①｜日程調整・プロフィール登録 | 追加修正 | プロフィール登録は「講師情報フォーム」に一本化。MTG要否もこの時点で判定する。 | Slackでの往復確認を減らし、情報の欠落を防ぐため。 | 高 | 講師情報フォームを作る。 |
| [要改善!] MTG準備②｜共有資料に企画を記入 | 廃止/統合 | 共有資料への企画記入は単独タスクとしては廃止。案件マスターから自動生成/自動転記する。 | 同じ情報を複数箇所に入力する二重管理を避けるため。 | 高 | 案件マスターの必須項目を決める。 |
| [人] MTG実施｜必須アジェンダ | 条件分岐 | MTGは全件実施ではなく、種別で分岐。外部講師・プレミアム・新企画は実施、社内定例/ゼミは文章ベースを原則にする。 | MTG削減と品質担保を両立するため。 | 高 | MTG要否判定表を作る。 |
| ↓ | 追加 | 企画確定後に「カリキュラム作成」を明確な成果物として追加。タイトルだけでなく内容構成まで決める。 | 告知内容と実際の内容のズレを防ぐため。 | 中 | カリキュラム用の最小テンプレを作る。 |
| [人+AI] MTG後｜スケジュール・Notion共有 | 追加修正 | MTG後共有は、議事録・決定事項・期限・担当・次アクションを自動で定型化してSlack共有。 | 確認漏れとSlackラリーを減らすため。 | 高 | 共有テンプレとSlack投稿先を決める。 |
| [人+AI] タイトル・内容確定 | 修正 | タイトル・内容確定にKPI/ターゲット/会員の理想状態を必須項目として追加。 | 事後評価につなげるため。 | 高 | 確定前チェックリストを作る。 |
| [ 要改善!] ウェビナー実施日確定 | 廃止/統合 | ウェビナー実施日確定は独立タスクとして廃止。企画登録またはMTG内で確定する。 | 二重確認を減らすため。 | 高 | 日程変更時の更新先を1か所にする。 |
| [人+AI] サムネイル・イベントページ作成 | 追加修正 | サムネ・イベントページは、案件マスターの情報から依頼文を自動生成。UTAGE等の登録は担当/期限を明確化。 | 依頼内容の抜け漏れを減らすため。 | 高 | 制作依頼テンプレを作る。 |
| アナウンスチームへの連携や告知文の策定が抜けている。 企画書ベースで、告知文の依頼、AIが案内内容を | 追加 | アナウンスチーム連携を正式タスクとして追加。企画書ベースでAIが告知文を作成し、アナウンスチームが最終確認。 | 現状シートでは告知文・連携工程が抜けやすいため。 | 高 | 告知文作成〜確認の責任分界を決める。 |
| [要改善!] 公式Xでの掲載可否の確定 | 廃止/条件化 | 公式X掲載可否は毎回確認をやめ、原則掲載。NG条件だけ例外申請にする。 | 細かな確認が認知負荷を増やしているため。 | 中 | 掲載NG条件を明文化する。 |
資料を受け取る側が最も知りたいのは、「結局、現状から何が変わるのか」です。そこで比較表を追加しています。
| 観点 | 現状 | 改善後 | 期待効果 | 優先度 |
|---|---|---|---|---|
| 情報管理 | Slack・スプシ・個人メモ・Drive等に情報が分散 | 案件マスターに基本情報・進捗・URLを集約 | 確認ラリー削減、抜け漏れ防止 | S |
| タスク生成 | 人が毎回必要作業を思い出して対応 | ウェビナー種別ごとに必要タスクを自動生成 | 属人化低減、準備漏れ防止 | S |
| 告知文作成 | 都度作成・確認観点が人に依存 | 告知文Skillで下書き生成し、人が確認 | 作成時間短縮、表現ブレ低減 | S |
| リマインド | 担当者が手動で確認・送信 | GAS/Slackで期限通知・未完了通知 | 確認負荷削減、遅延防止 | S |
| 事後分析 | 開催後の振り返りが後回しになりやすい | 事後レポートSkillで標準化 | 次回企画への学習ループができる | A |
| 種別対応 | 全ウェビナーに同じような工程が乗りやすい | 社内/外部/重要回/再演で工程を切り分け | 過剰工程削減、品質リスク管理 | A |
| 責任範囲 | 誰が最終確認するか曖昧になりやすい | 完了条件・確認者・通知先を明確化 | 手戻り・認識ズレ削減 | A |
| 資料の活用 | WBSが作業棚卸しに留まりやすい | WBS→案件マスター→ガント→Skill化へ接続 | 提案から実装に進めやすい | S |
| ウェビナー種別/条件 | MTG | 司会/運営 | 資料チェック | 講師情報回収 | 告知/掲載 | 追加タスク | 注意点 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 社内講師・定例ゼミ | 原則なし（文章ベース） | 講師単独を基本 | 講師セルフチェック＋最低限チェック | 既存プロフィール参照 | 原則掲載 | 事後レポート簡易版 | 品質低下しない最小チェックは残す |
| 外部講師 | 実施 | モデレーターあり推奨 | 運営確認あり | フォーム必須 | 原則掲載。ただし契約/権利条件確認 | 登壇打診、事前MTG、登壇者リマインド | 関係性・文面・条件交渉を自動化しすぎない |
| プレミアム/重要ウェビナー | 実施 | モデレーターあり | 運営確認あり | 必要に応じて詳細回収 | 掲載計画を個別設計 | KPI設定、事後分析強化 | 工数削減より品質担保を優先 |
| 新企画/初回テーマ | 実施または詳細確認 | 内容により判断 | 運営確認あり | 必要 | 告知文レビュー必須 | 企画レビュー、カリキュラム設計 | 目的・ターゲット・期待値を明確にする |
| 過去と同型の再演 | なし/簡易確認 | 講師単独可 | 差分チェック中心 | 不要 | 既存文面を再利用 | 差分確認、日時・リンク更新 | 古い情報の使い回しに注意 |
提案で終わらせないために、「どのツールで何を作るか」を実装単位で整理しました。最初から全導入ではなく、優先度Aから始める前提です。
| 優先度 | ツール | 作成物 | 目的 | 初期版で必要な範囲 | 注意点 |
|---|---|---|---|---|---|
| A | Googleスプレッドシート | ウェビナー案件マスター | 1ウェビナーごとの基本情報・進捗・URL・担当を一元管理する | 開催日、講師、種別、主担当、Zoom、告知、アーカイブ、アンケート、レポートの状態を管理 | 項目を増やしすぎると入力負荷が高くなる |
| A | Googleフォーム | ウェビナー案件登録フォーム | Slack上のラリーを減らし、必要情報を一度で回収する | 開催日、タイトル、講師、種別、目的、プレゼント有無、X掲載有無を入力 | 必須項目が多すぎると入力されなくなる |
| A | Google Apps Script（GAS） | タスク自動生成 | ウェビナー種別に応じて必要タスクを自動生成する | 案件登録時に共通タスク＋条件分岐タスクを生成 | 条件分岐ルールが曖昧だと誤タスクが増える |
| A | Google Apps Script（GAS） | Slackリマインド通知 | 開催日から逆算して担当者へ確認・未完了通知を送る | 開催3日前、前日、当日、翌日の通知を最低限実装 | 通知が多すぎると無視されるため頻度設計が必要 |
| A | Slack | ウェビナー案件通知チャンネル / 通知テンプレ | 自動通知・確認依頼・例外対応の場所を統一する | 案件登録、期限前通知、完了報告、未完了アラートを投稿 | 雑談や個別DMに流れると管理不能になる |
| A | AI Skill | 告知文・リマインド文作成Skill | 告知、事前リマインド、当日案内、事後案内の文面品質を安定させる | タイトル、講師、目的、対象者、URLを入れると文面案を出す | 事実関係・URLは人間確認が必要 |
| A | AI Skill | 事後レポート作成Skill | 参加数・アンケート・反応から、振り返りと改善案を作成する | 参加者数、満足度、コメント、Discord誘導結果をもとにレポート作成 | 数値の取得元が不明確だと信頼性が落ちる |
| B | AI Skill | MTGアジェンダ作成Skill | 事前MTGが必要な回だけ、目的・確認事項・決定事項を整理する | 種別・目的・論点から30分MTG用アジェンダを生成 | MTG不要な回までMTG化しない判断基準が必要 |
| B | Claude Code Subagent | 告知文レビューSubagent | 告知文の抜け漏れ、誤解、導線不備を専門担当として確認する | 投稿前にタイトル、日時、URL、対象者、CTAをチェック | レビュー担当が増えすぎると承認工程が重くなる |
| B | Claude Code Subagent | 施策リスク洗い出しSubagent | 削減案や自動化案のリスク・負荷移転・例外パターンを確認する | WBS変更案に対して、想定リスクと対策を出す | AIの指摘を鵜呑みにせず人間判断が必要 |
WBSはタスク名だけでは実務に落ちません。「何をもって完了か」を揃えないと、人によって解釈がズレます。
| フェーズ | タスク | 完了条件 | 確認者/責任 | 注意点 |
|---|---|---|---|---|
| 企画 | 案件登録 | 開催日・講師・種別・目的・担当・ステータスが案件マスターに登録済み | ウェビナーチーム | 未入力項目があると後工程が崩れる |
| 企画 | 目的/KPI設定 | ターゲット・期待行動・参加目標・満足度目標が記載済み | 企画責任者 | 参加者数だけで評価しない |
| 準備 | 告知文作成 | 日時・講師名・参加導線・対象者・得られる成果・CTAが入り、確認者OK済み | 告知責任者 | 誇大表現・リンク漏れに注意 |
| 準備 | Zoomリンク確認 | 案件マスターへURL登録済み、テスト入室済み、関係者へ共有済み | ウェビナーチーム | URL差し替え時は告知文も更新 |
| 準備 | サムネ/クリエイティブ確認 | タイトル・日時・講師名・ブランド表記に誤りがなく、掲載先に適したサイズで準備済み | 制作/告知 | 古いタイトル流用に注意 |
| 告知 | 初回告知 | 指定チャネル/媒体に投稿済み、投稿URLが案件マスターに記録済み | 告知担当 | 投稿後のリンククリック確認まで含める |
| 告知 | リマインド送信 | 対象者・講師・関係者へのリマインドが送信済み、送信ログが確認できる | ウェビナーチーム | 通知過多にならない頻度設計が必要 |
| 当日 | 当日運営準備 | 開始前チェックリストが完了し、録画・アンケート・Q&A導線が確認済み | 当日責任者 | 重要回は運営同席を残す |
| 事後 | アーカイブ案内 | アーカイブURL・視聴期限・関連導線を投稿済み、案件マスターにURL登録済み | ウェビナー/Discord | 視聴権限・期限の誤案内に注意 |
ガントチャートは、左側にWBS情報、右側にカレンダーを置く形に整理しました。開始日と期限を入れると、該当期間が見える設計です。